최근에 읽어야 할 것 (In-Box Item) 이 너무 많음을 새삼 느낀다. 하루에 읽는 양으로만 따지면–뻥 좀 쳐서–하루에 책 한 권 수준이 아닐까 싶다. 주어진 시간은 한정되어 있고, 읽고 배워야 할 것이 많은 지식 노동자들에겐 시간을 효율적으로 활용하는 방법이 꼭 필요하다. 직업인들에게 모두 똑같은 24 시간이 주어져 있고, 작은 시간도 잘 쪼개어 효율적으로 쓰는 것이 누적되어, 언젠가 뒤를 돌아 보면, 그렇지 못했던 동료들보다 내가 훨씬 더 앞서 있음을 느낄 수 있다 (고 믿고 싶다). 이것이 내가 이런 업무 정리 및 처리 방법을 사용하는 이유이다.

난 David Allen 의 오리지날 GTD(Getting Things Done) 를 좀 더 간략하게 변형한 GTD 를 활용한다. 여기에 Stephen Covey 의 FTF (First Things First) 방식도 약간 가미했다. 참고로 GTD 가 Bottom-up 방식의 업무처리라면, FTF 는 Top-down 방식이다. 직장 초년생들에겐 GTD 가 잘 적용될 것 같고, 직위가 올라갈 수록 중요한 일을 먼저 처리하는 FTF 가 더 적절한 듯 하다.

[그림 유실]

 

경험을 통해 배운 지혜를 공유하자면,

• 어떤 것을 선택하든 익숙해질 때까지는 시간이 걸리기 마련이다.
• 남을 따라 시작은 하게 되지만, 자신에게 적합한 자신만의 루틴을 만드는 것이 중요하다.
• 이런 방법론을 적용하고 업무들을 Organize 하는데 있어서, 실제 업무를 하는 것 보다 더 스트레스를 받거나, Organize 자체에 더 많은 시간과 에너지 소비하게 된다면, 이런 방법론은 깨끗하게 잊어 버리는 것이 낫다.

정도 이다.

1단계 - 수집 단계

In-Box 에 들어 오는 것들은 상당히 많다. 어떤 것들은 내 액션아이템일 수도 있고, 단순히 정보일 수도 있으며, 그냥 나와는 무관한 스팸일 수도 있다. In-Box 에는 원래 이런 것들이 모두 짬뽕되어 있는 상태이다.

내 경우를 예로 들면, 어제 밤에 생각난 현업과 관련된 아이디어나 새로운 기획안, 회사 이메일, 개인 이메일, 회의에서 내게 할당된 액션 아이템, 친구의 전화, RSS 리더, 트위터 메시지, 내 블로그에 올라온 댓글, 메신저나 전화를 통한 업무 요청이나 연락…

항상 눈과 귀를 열고 다녀야 한다. 왜냐하면, 어떤 항목들은 나에게 인 (In) 된 것인지 아닌지 구분이 안가는 것들이 있기 때문이다. 의사소통이 명료한 상대방이 있는 반면에, 그렇지 않은 사람들이 더 많기 때문이다. 이럴 때는 반드시 되물어야 한다. ‘저한테 인 (In) 하신 것이 이것이 맞습니까?’ 라고… 그리고 왜, 무엇을, 언제까지, 누구와, 어떻게 (결과물 이미지나 수준)… 등의 구체적인 정보를 확보해야 한다.

2단계 - 분류 단계

난 아래 5가지 정도로 분류한다.

1. 스팸으로 처리 하거나, 그냥 무시해도 되는 것.

   이래서 모든 소통에서는 제목이나 주제가 중요하다. 제목이 가급적 Self-fulfilling, Attention-Grabbing 해야 하는 이유다.

2. 나중에 참고하기 위해 저장해 놓을 것.

   디지털 매체로 In 된 것들은 로컬 폴더에 옮기거나, 별표, 태그를 붙이면 된다. 대면이나 구두 소통을 한 것은 참고를 위해 메모하는 것이 필요하다.

3. 동료에게 전달 할 것, 동료에게 전달하고 동료의 피드백을 기다려야 할 것.

   단순히 참고용으로 동료에게 전달 할 것들이 있다. 또는, 내가 할 수 없는 일이어서 동료에게 위임해야 하는 것들도 있다. 동료에 피드백을 받아 그 다음 액션을 취해야 하는 것들도 있다–이런 종류는 알람을 설정해 놓고 중간 중간에 진행 상황을 확인하는 것이 필요하다. 동료가 피드백을 제시하면 이것은 다시 InBox 로 들어 오게 되고 1 단계 부터 Iteration 하게 된다.

   예를 들면, 내가 해야 할 일인데, 회사의 어떤 자원을 활용해야 한다면, 그 자원을 할당해달라고 먼저 요청해야 하고, 그에 대한 승인이 와야 액션을 할 수가 있게 된다.

4. 일정표에 기록해 놓을 것.

   출장, 회의나 컨퍼런스 일정들이 대표적인 것이다. 내 경우 Google Calendar 를 사용하고 있고, 무료 SMS 통지 기능은 훌륭한 알람이 된다.

5. 구체화시키고 숙성 시켜야 할 것.

   막연한 아이디어, 계속 브레인스토밍을 통해서 발전시켜 나가야 할 아이디어, 인터넷에서 멋진 장소를 발견하고 가족과 언젠가 가야겠다는 생각… 뭐 이런 것들이다. 대략 먼 일정으로 등록 시켜 놓고, 알람을 설정해 놓는다. 알람을 받고도 또 더 Incubate 해야 한다면 또 더 먼 일정을 정하면 되니까.

3단계 - 지금 할 수 있는 일인지 검토

2단계에서 분류되지 않은 In-Box 항목들은 내가 직접 액션을 해야 하는 것들이다. 지금 할 수 있는 일이라면 지금 하면 된다.

사람마다 ‘지금 할 수 있다’에 대한 시간적 기준을 다른 것 같다. 외부의 Interrupt 가 많은 사람의 경우–팀리더, 기획, 영업등의 사람들–는 10분 정도가 적절하지만, 그렇지 않은 사람–개발자–은 1 시간이 될 수도 2 시간이 될 수도 있다. 가령, 이메일에 대한 간단한 답신, 트위터에 대한 간단한 답신, 통화 중에 바로 대응할 수 있는 일… 등은 지금 바로 하면 된다.

지금 당장 할 수 없는 경우에는 To-do List 에 기록하고 완료 일정과 배경 등 관련 정보를 기록해 놓는다.

어떤 업무는 하위 업무가 있는 경우가 있다. 이때는 해당 To-do 내부에 하위 업무를 나열하고, 상위 업무의 제목에 (남은 하위 업무 항목 수/전체 항목수) 를 접미사로 붙인다. 하위 업무가 완료되면 해당 To-do 에 들어가 완료처리 (색깔표시 등) 하고 제목에 붙어 있는 숫자를 업데이트 한다. 이미 등록된 To-do 가 구체화 되어 하위 업무가 추가되는 경우도 마찬가지이다.

4단계 - 리뷰

In-Box 의 모든 Input 들이 1,2,3 단계를 거쳐 정리가 되면, To-do List 를 주기적으로 리뷰한다. 난 To-do List 의 순서를 조정해 우선순위가 높은, 중요도가 높은 업무를 위로 배치한다.

5단계 - 액션

To-do List의 상위 아이템부터 하나씩 일을 처리해 나간다. To-do #1 을 처리하던 중에 미리 설정해 놓은 알람을 받거나, 외부로 부터 Interrupt 를 받으면 1,2,3 단계에 따라 처리하고 나서–사실상 이것은 머릿속에서 순식간에 일어난다.– To-do #1 의 업무를 계속하면 된다. To-do #1 이 끝나고 나면, 체크 표시를 하고 클로즈한다.

1 ~ 5 단계를 Iteration 한다.